Saint-Hyacinthe, Québec
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 CONSTITUTION DES CHEVALIERS DE COLOMB

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CHAPITRE XV

FONCTIONS DES OFFICIERS DES CONSEILS LOCAUX

 

 

LE GRAND CHEVALIER

Article 135: Le Grand Chevalier doit:

PRÉSIDER LES ASSEMBLÉES

1. Présider toutes les assemblées de son Conseil et appliquer les règles et règlements du Conseil ainsi que les statuts de l’Ordre et être président du Conseil des Syndics.

COMITÉS

2. Nommer, dans et pour son Conseil, les comités dont l’institution n’est pas autrement prescrite par les statuts de son Conseil et être membre d’office de tous les comités.

AUMÔNIER

3. Remplir les fonctions d’aumônier en l’absence de ce dernier.

CONTRESIGNER LES MANDATS

4. Contresigner les mandats tirés et signés par le Secrétaire Financier en vue du paiement des sommes d’argent ordonnées par son Conseil, ou approuvé par le comité des Syndics, pourvu cependant, que les mandats soient tirés par le Trésorier du Conseil sur un ordre tiré et signé par le Secrétaire Financier et contresigné par le Grand Chevalier et avec l’approbation du Grand Chevalier seulement. De plus, toutes les demandes du Conseil Suprême ou du conseil d’administration ou du Conseil d’État, de même que les versements réguliers et ordinaires du Conseil, peuvent être payés moyennant un mandat tiré et signé par le Secrétaire Financier et contresigné par le Grand Chevalier sans l’approbation du Conseil des Syndics.

CONTRESIGNER LES CHÈQUES

5. Contresigner les chèques tirés et signés par le Secrétaire Trésorier.

LIRE LES PIÈCES JUSTIFICATIVES

6. Recevoir du Secrétaire Financier les pièces justificatives des montants payés par ce dernier au Trésorier ainsi que les pièces justificatives indiquant le dépôt de cet argent par le Trésorier dans une banque ou un autre établissement de dépôt solvable, et lire publiquement ces pièces à la première assemblée suivante après les avoir reçues. Il doit de plus, aux fins de archives, confier ces pièces justificatives aux Syndics de son Conseil et lire tous les reçus et pièces justificatives envoyés, par son entremise, au Trésorier par le Trésorier Suprême au Conseil, à la première assemblée qui suit la réception de ces reçus et pièces justificatives et avant leur remise au Trésorier.

LIRE LES AVIS SE RAPPORTANT AU 4e DEGRÉ

7. Lire ou faire lire aux assemblées du Conseil tous les avis de rapportant au 4e degré et envoyés par les Officiers Suprêmes, le Maître Suprême, le Vice-Maître Suprême ou les Maîtres du 4e degré.

AUTRES FONCTIONS

8. Remplir les autres fonctions que l’Ordre peut imposer.

DÉPUTÉ GRAND CHEVALIER

Article 136: Le Député Grand Chevalier doit présider, en cas d’absence ou d’incapacité du Grand Chevalier, et exercer toutes les autres fonctions de ce dernier. Il doit remplir les autres fonctions que l’Ordre peut imposer. En l’absence du Grand Chevalier et du Député Grand Chevalier, il incombe aux autres officiers dignitaires du Conseil, dans leur ordre de mention à l’article 126, de présider une assemblée du Conseil après le Député Grand Chevalier.

CHANCELIER

Article 137: Le Chancelier devra assister le Grand Chevalier, le Député Grand Chevalier dans l’exécution de leurs fonctions et prendre la charge du Conseil en l’absence prolongée ou l’incapacité de ces deux officiers. Il verra à ce que tous les membres du Conseil prennent une part active dans toutes les activités. Avec l’approbation du Grand Chevalier, il devra mettre sur pied un programme d’activités dans le but d’encourager l’intérêt et la participation des membres du Conseil. Il devra porter une attention spéciale aux nouveaux membres et aux membres nécessiteux ou malades. Il accomplira toutes autres fonctions requises par le Grand Chevalier.

SECRÉTAIRE ARCHIVISTE

Article 138: Le Secrétaire Archiviste doit tenir des procès-verbaux fidèles des actes de son Conseil dans des registres approuvés par le conseil d’administration et fournis par le Secrétaire Suprême aux frais du Conseil; faire la correspondance du Conseil et exercer les autres fonctions que le Conseil ou l’Ordre peut ordonner.

SECRÉTAIRE FINANCIER

Article 139: Le Secrétaire Financier doit:

PERCEPTION DE TOUTES REDEVANCES

1. Percevoir et toucher toutes redevances dues au Conseil de quelque nature et source par toute personne ou personnes agissant pour et au nom du Conseil ou sous sa direction et son autorité, y compris toutes recettes provenant d’activités sociales ou athlétiques dirigées par le Conseil ou sur son autorisation et auxquelles le Conseil a prêté son nom ou a laissé connaître son approbation. Toutefois, lorsque deux ou plusieurs Conseils sont conjointement intéressés dans une organisation athlétique, les recettes résultant de ces activités seront confiées au Député d’État ou au Député de territoire dans les limites duquel ces Conseils existent.

TENUE DE LIVRES

2. Tenir un état de compte des montants dûs au Conseil par chaque membre et par chaque détenteur de certificat d’assurance ainsi que des montants reçus de chacun, donner crédit le jour même de ce paiement en indiquant à quoi s’applique ce paiement, indiquer si ces montants représentent des arrérages ou des versements faits par anticipation ou les deux à la fois, et faire les entrées appropriées dans les registres établis à cette fin.

PAIEMENTS AU TRÉSORIER

3. Verser au Trésorier de son Conseil toutes les sommes reçues aux assemblées, entre les assemblées, en amendes, dûs, contributions, cotisations d’assurance-vie, droits d’initiation ou d’autre provenance, à chaque assemblée jusqu’à sa clôture. Le Trésorier devra immédiatement donner un reçu écrit au Secrétaire mentionnant à quel fonds le montant sera crédité, lequel reçu sera remis au Grand Chevalier par le Secrétaire avant l’assemblée suivante.

LISTE DES MEMBRES

4. Tenir une liste des membres et détenteurs de certificats d’assurance indiquant leur âge, résidence, profession, avec la date de leur initiation ainsi que les noms du bénéficiaire ou des bénéficiaires au décès. Tenir une liste des membres du 4e degré telle que fournie par le Maître du 4e degré et le Contrôleur.

SIGNATURE DU REGISTRE CONSTITUTIONNEL

5. Faire signer par chaque membre, avant son initiation, l’engagement d’observer le Constitution et les règlements de l’Ordre et du Conseil.

AVIS AU SECRÉTAIRE SUPRÊME

6. Donner avis au Secrétaire Suprême des noms et adresses de tous les Officiers du Conseil.

TENUE DE CERTAINS REGISTRES

7. Tenir un état de toutes les opérations financières courantes de son Conseil dans des registres approuvés par le conseil d’administration et fournis par le Conseil Suprême au frais du Conseil, savoir; le nombre de demandes d’admission et les noms des candidats; le nombre et le nom des élus, le nombre et les noms des initiés; les montants reçus avec indication de leur provenance, de même que la somme versée au Trésorier, les montants de tous les ordres émis sur le Trésorier, avec mention au nom des personnes qui ont reçu des montants et du but de ces versements.

ÉMISSION DES MANDATS

8. Tirer tous les mandats sur le Trésorier de son Conseil lorsqu’il en reçoit l’ordre de la part du Conseil Suprême, du Conseil d’État, de son Conseil local, du Conseil des Syndics ou du Grand Chevalier. Acquitter toutes les réclamations ou demandes adressées à son Conseil,  signer ces mandats qui doivent être contresignés par le Grand Chevalier.

AVIS DES SUSPENSIONS AU SECRÉTAIRE SUPRÊME

9. Avec le Grand Chevalier, donner promptement au Secrétaire Suprême les noms des membres initiés suspendus, expulsés et retirés, décédés, réinstallés, réadmis, transférés du ou d’un Conseil, ainsi que le changement d’adresse pour fins d’inscriptions dans les registres du Conseil Suprême.

TENUE DES LIVRES

11. Être le comptable de son Conseil, tenir lesdits comptes de sorte que ces derniers indiquent, en tout temps, la situation financière complète et exacte du Conseil et de ses membres dans les livres et registres prescrits par les statuts et règlements fournis par le Conseil Suprême aux frais du Conseil local.

 AVIS AU GRAND CHEVALIER D’UN CANDIDAT

12. Quand un candidat reçoit des degrés dans un Conseil dont il n’est pas membre, le Secrétaire Financier de ce conseil doit donner avis au Grand Chevalier du Conseil de ce candidat.

SCEAU

13. Avoir la garde du sceau du Conseil et l’apposer sur toutes les pièces appropriées.

AVIS AU CONTRÔLEUR

14. Donner avis au Contrôleur de l’assemblée du 4e degré de tout membre qui peut être transféré au Conseil ou qui peut être transféré du Conseil ou qui pourrait être suspendu.

AUTRES DEVOIRS

15. Exercer toutes autres fonctions prescrites sur les statuts de son Conseil et de l’Ordre ou des règlements du conseil d’administration.

TRÉSORIER

Article 140: Le Trésorier doit:

GARDIEN DES FONDS

1. Être le gardien des fonds du Conseil obtenus de quelque source que ce soit et de n’importe quelle personne ou personnes autorisées par ou agissant au nom du Conseil ou sous ses directives ou autorités.

RÉCEPTION DES RECETTES

2. Au cours de chaque assemblée du Conseil, recevoir du Secrétaire Financier tous les argents de quelque nature que ce soit reçus par le Secrétaire à cette assemblée ou entre les assemblées et en donner un reçu écrit audit Secrétaire en spécifiant les fonds auxquels lesdites sommes d’argent seront déposées. Les argents ainsi reçus par le Trésorier seront immédiatement déposés par lui au crédit du Conseil dans une banque ou autre institution de dépôt approuvées, sujet à l’approbation du Bureau des Syndics ou de la majorité des votes des membres du Conseil. Son carnet de dépôt peut tenir lieu de ce certificat.

PAIEMENT AU SECRÉTAIRE SUPRÊME

3. Il doit, sur mandat tiré et signé par le Secrétaire Financier et contresigné par le Grand Chevalier de son Conseil, verser au Secrétaire Suprême les cotisations imposées à son Conseil par le Conseil Suprême ou par le conseil d’administration. Tous ces versements seront faits par chèques, mandats ou traites payables à l’Ordre des Chevaliers de Colomb, Conseil Suprême. Le Secrétaire Suprême ne doit pas recevoir les versements sous quelqu’autre forme, ni de quelqu’autre manière, sous peine d’invalidité, et de na pas libérer le Conseil local de ses obligations.

PAIEMENT DES MANDATS

4. Il doit acquitter tous les mandats tirés sur lui, signés par le Secrétaire Financier et contresignés par le Grand Chevalier. Tous ces mandats doivent avoir reçu la sanction du Conseil des Syndics, sauf les demandes du Conseil Suprême, du conseil d’administration ou des Conseils d’État, ainsi que les paiement réguliers et ordinaires fixes du Conseil et les versements autorisés par le Conseil après avis et vote tel que prévu par l’article 122. Le paiement de toutes autorisations devra être fait par chèque, mandat ou traite signé par le Trésorier et contresigné par le Grand Chevalier.

TENUE DES LIVRES

5. Il doit tenir des comptes distincts des sommes d’argent qui lui ont été confiées par son Conseil ou les Officiers de son Conseil de manière à indiquer clairement, en tout temps, les montants d’argent qui se trouvent dans le compte général de son Conseil et des sommes d’argent dans chacun des comptes spéciaux du Conseil, les dates de perception ou accusés de réception et de la sortie de ces sommes, ces comptes doivent être tenus dans les registres fournis par le Secrétaire Suprême à ces Trésoriers aux frais de leurs Conseils
respectifs.

CONSERVATION DES MANDATS

6. Conserver tous les mandats du Grand Chevalier à titre de pièces justificatives.

INTENDANT

Article 141: L’Intendant doit tâcher de trouver des moyens de divertir son Conseil aux assemblées et remplir les autres fonctions que son Conseil peut ordonner.

AVISEUR LÉGAL

Article 142: L’Aviseur légal doit être le procureur du Conseil dans tous les procès et enquêtes intéressant le Conseil.

CÉRÉMONIAIRE

Article 143: Le Cérémoniaire doit assister à toutes les assemblées de son Conseil et être présent dès l’ouverture. Tous les biens du Conseil, à l’exception des deniers, des livres de comptes et registres des officiers, lui sont confiés et il doit les tenir en bon état pour l’assemblée de son Conseil. Il doit instruire ses Sentinelles de leurs devoirs, les nommer à son gré et exercer les autres fonctions que son Conseil peut imposer.

SENTINELLES

Article 144: La Sentinelle intérieure doit garder l’entrée de la salle du Conseil à la porte intérieure; la Sentinelle extérieure doit garder l’entrée de la salle de la porte extérieure et chacune d’elles doit remplir les autres fonctions que le Conseil peut imposer.

CONSEIL DES SYNDICS

Article 145: Le Conseil des Syndics doit être composé du Grand Chevalier et trois membres élus par l’assemblée. Le Grand Chevalier en sera le président. À la première élection d’un nouveau Conseil, trois Syndics devront être nommés par l’assemblée. L’une de ces personnes occupera cette charge pendant un an ou jusqu’à la prochaine élection régulière, une autre de ces trois personnes nommées occupera cette charge pendant deux ans ou jusqu’à la deuxième élection régulière suivante et la troisième personne nommée occupera cette charge pendant trois ans ou jusqu’à la troisième élection régulière suivante, et ce, de la façon choisie entre eux. Par la suite, à chaque élection, un seul Syndic devra être choisi pour une période de trois ans. Le Conseil des Syndics surveille toutes les opérations financières du Conseil et sa sanction est nécessaire pour tous les versements d’argent sauf pour les paiements d’assurance, les demandes du Conseil Suprême, du conseil d’administration ou des Conseils d’État, les paiements réguliers et ordinaires fixes et les paiements autorisés par le Conseil après l’avis et le vote prescrits à l’article 122. Le Conseil des Syndics doit vérifier les comptes du Secrétaire Financier, du Trésorier, au moins tous les six mois et en faire rapport au mois de janvier et juillet à leur Conseil, Député d’État, Député de District, Secrétaire Suprême, sur les formules approuvées par le conseil d’administration et fournis par le Secrétaire Suprême. Il doit veiller à ce que le Secrétaire Financier et le Trésorier fournissent des cautionnements suffisants envers les Chevaliers de Colomb, en fiducie à leur Conseil particulier, fixer le montant de ces cautionnement et en être les gardiens. Néanmoins, si le conseil d’administration fournit le cautionnement de ces Officiers, les Syndics ne sont tenus que de fixer le chiffre de ces cautionnements en plus de la somme fournie par ledit conseil d’administration et dans ce cas, ils doivent avoir la preuve du cautionnement supplémentaire des Officiers. Le Conseil des Syndics exerce toutes les autres fonctions que son Conseil ou Député de District ou de Territoire ou les Officiers de l’Ordre pourront ordonner.

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du 6 octobre 2019